1) ¿Cómo se ejecutan los fondos de un proyecto o actividad gestionada por la Fundación?

Muchos subsidios a la investigación (nacionales o internacionales, de fuentes privadas o convocatorias públicas, etc.), aportes de terceros (e.g. donaciones), o actividades relacionadas con el mundo académico (e.g. administración de conferencias y workshops, vinculación y transferencia tecnológica, etc.) permiten que una entidad diferente a la institución a la que pertenece el investigador actúe como gestora o administradora de los fondos. Para que esto sea posible, debe estar permitido tanto por la institución de pertenencia (universidad, instituto, facultad, etc.) como por la entidad o persona que financia el proyecto o actividad.

En tal situación, la Fundación se ocupa de:

  • recolectar los fondos que correspondan (emitiendo y cobrando facturas, entregando recibos, suscribiendo los contratos o acuerdos que sean pertinentes, etc.),
  • realizar todas las erogaciones que sean pertinentes (siguiendo las indicaciones del investigador a cargo, y respetando las reglas impuestas por la institución de pertenencia, la entidad financiadora y todas las leyes laborales y fiscales aplicables),
  • y completamos este servicio realizando o colaborando con la planificación del proyecto y su ejecución, la presentación de reportes, la elevación de rendiciones y todo el papeleo que sea necesario.
Para poder administrar estos “fondos de terceros”, es clave que todas las erogaciones que se realicen en el marco de un proyecto dado, se soliciten por nota firmada en original por el investigador responsable del proyecto (a quien denominamos “Responsable del Proyecto”). Ocasionalmente pueden haber 1 ó 2 personas más autorizadas por él/ella a firmar las notas, pero no más.

La nota siempre deberá contener:

  • una referencia a la factura o comprobante válido desde lo legal/impositivo (ver punto #2),
  • una indicación de a qué proyecto o fondos se debe imputar,
  • y todos los datos de pago (típicamente, los datos bancarios de la cuenta destino)

Para facilitar esta tarea, siempre que se inicia un proyecto, la Fundación prepara notas modelo para diversas situaciones para ese proyecto específico. Asimismo, podemos y preferimos realizar pagos directos al proveedor, para que los investigadores no tengan que adelantar fondos. Consulte.

La nota siempre deberá presentarse físicamente en la oficina de la Fundación, firmada en original, acompañada por la factura/presupuesto/etc. al cual se hace referencia.